Comment choisir son agence événementielle pour un mariage ou un anniversaire ?

choisir agence événementielle

Vous souhaitez organiser votre anniversaire ou votre mariage ? Il est important de bien choisir son agence afin que votre événement soit une réelle réussite. Cependant, c’est un choix assez complexe qui nécessite le respect de plusieurs étapes. Voici donc quelques conseils qui vous permettront de bien choisir votre agence pour bénéficier d’un anniversaire ou d’un mariage réussi.

Bien identifier ses besoins et objectifs

Il est important d’identifier au préalable vos besoins et objectifs pour bien organiser votre événement. Que se passera-t-il après la cérémonie à la mairie ? S’agira-t-il d’une fête en famille ? Etc. Autant de questions qui vous permettront de bien organiser un mariage. Il convient ensuite de réaliser une présélection des agences, en vous basant sur vos contraintes ou sur votre budget, sur les solutions qu’elles vous proposent, et bien plus encore. N’hésitez pas à vous renseigner sur certains de leurs clients, sur leur domaine d’expertise, sur leur notoriété, et bien plus encore.
Il est aussi important d’identifier les avantages concurrentiels de chaque agence et de ne pas dépasser 4 agences durant votre sélection, pour éviter de perdre du temps inutilement.

Mettre les agences événementielles en concurrence

Briefer les agences

Durant la phase de consultation des agences, communiquez votre cahier des charges ou brief dans un premier temps, en prenant soin de préciser toutes les informations indispensables à la réalisation de l’événement : nombre d’invités, lieu, budget, date, etc. Votre cahier des charges ou brief doit être précis, idéalement budgété et validé par tous les partis. Chaque agence vous préparera par la suite des recommandations et des solutions pour satisfaire vos attentes. N’oubliez surtout pas de rester réactif aux différentes questions que les agences pourront vous faire part afin de bien mener leurs missions !

Présentation des propositions

Chaque agence vous présentera ses propositions (document écrit et détaillé) ! Il convient de recevoir toutes les agences présélectionnées dans la même journée, afin de mieux évaluer les propositions. Chaque agence perfectionnera sa proposition en fonction des informations, recommandations ou remarques que vous lui aurez transmises. Accordez un temps précis à chacune des agences événementielles pour vous présenter ses propositions.

Appréciation des propositions

Pour bien évaluer les propositions des différentes agences, il est important de choisir plusieurs critères que vous pondérerez si besoin, à l’exemple de l’écoute, de l’originalité, du respect du budget, de la réactivité de l’agence, et bien plus encore. Certaines personnes préfèrent effectuer leur sélection en deux temps. Le premier tour permettra d’écarter plusieurs agences du projet, pour laisser place au deuxième tour où les agences sélectionnées devront affiner leurs propositions.

Bien faire son choix final

Ici, il s’agit sans aucun doute de choisir l’agence qui a le mieux répondu à vos contraintes et à vos attentes. En d’autres termes, celle avec laquelle vous avez eu le plus de « feeling ». Il ne faut surtout pas oublier que la confiance occupe une place très importante dans la réalisation de votre projet de mariage ou d’anniversaire. Il est par conséquent primordial de se sentir rassuré et en confiance. En outre, il s’agit d’un événement important, où aucune marge d’erreur ne sera tolérée.
En optant par exemple pour une grande agence, cette dernière vous rassurera par ses contacts et son expérience, et vous livrera une prestation de qualité. Si vous privilégiez dans le cas contraire une petite agence, cette dernière disposera d’une façon plus personnalisée et « artisanale » de suivre et de réaliser votre projet. Quoi qu’il en soit, faites-vous confiance et ne doutez surtout pas de votre intuition.

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